最佳实践评估框架应根据每个组织的具体关注和已知的项目风险,例如:
- 治理
- 商业
- 合同的性能
- 进度管理
- 风险管理
- 组织
- 人
思考
由于各国政府在巨大压力下努力取得成果项目管理专业在确保项目实现其支持经济增长、创造就业机会和创建适应力强的基础设施等战略目标方面发挥重要作用。
在本文中澳大利亚项目管理学会(AIPM)和Aurecon,我们强调项目管理专业知识的重要性,以帮助重振我们的经济,不仅为我们的国家和社区,也为项目管理专业本身留下遗产。
在世界各地,各国政府的财政复苏计划正在创造新的支出纪录,它们试图为因COVID-19而面临巨大压力的经济体注入动力。
澳大利亚的应对措施是前所未有的,联邦政府为应对措施预算2136亿美元(截至2020年3月31日),州和地区政府措施预算约150亿美元。JobKeeper等早期措施的重点是减轻对经济的直接影响,最近的声明转向了其他更传统的复苏措施,包括大量准备就绪的项目.
每个州和地区委托的项目数量旨在“在我们最需要的时候,消除拥堵,提高生产力,改善安全,增加就业。“随着政府提出价值数十亿美元的基础设施项目,我们的国家和未来的社区都有巨大的机会,如果我们做得好。
在不确定的经济环境下,确保这些项目的及时和准确执行,其利害关系从未如此之大。现在是一个前所未有的关键时刻,我们应该问这样一个问题:基础设施刺激计划需要什么才能取得成功?以及“我们如何驾驭支出浪潮,确保我们在做出改变、解决长期问题的项目上留下了花得值的资金遗产?”“以前从未有过这样的机会来吸取过去的教训,检验我们的假设并尝试新的解决方案。
历史提醒我们,交付大量准备就绪的项目的压力可能会加剧组织、承包商、建筑以及工程、建筑和设计行业作为一个整体在结构和流程上的弱点。资本支出大幅增加的机构往往需要在治理、技能和专业知识方面大幅提升,以战略和勤奋的方式交付这些支出,以实现最佳结果。
这不是一个新问题,但如果项目管理专业人士能够与政府合作解决这个问题,我们就可以重塑项目管理的未来,以及所交付项目的价值。
在本文中,我们来看看:
显著的资本支出会推动以下需求:
现在迫切需要有能力和合格的项目经理以尽可能高效和有效地高标准交付项目,以实现政府的刺激战略。
预算、时间、交付范围、安全、良好的项目文化……政府专业的项目经理知道什么是好的“样子”,当涉及到项目结果和管理准备就绪的项目的关键要素。我们如何做到这一点才是具有挑战性的;我们如何过渡到最佳实践以及我们如何在全国范围内持续广泛地这样做。
我们正在看到一种演变,在这种演变中,组织现在更加意识到围绕专业项目管理的需要和建立而增加结构的好处。这些领导者有几个关键的共同因素,他们:
在当前的环境下,许多政府机构——大量恢复资金的来源——被迫迅速行动。当我们被迫如此迅速地向前推进时,我们如何确保我们做出了正确的决定?我们如何理解什么是重要的?
在当前充满不确定性和快速增长势头的环境下,暂停重大资本投资的诱惑可能会造成错失良机的风险。对于其他期待项目进展的人来说,对于他们的准备和能力,他们的系统在规模上工作的能力,或者他们的系统和过程是否适合他们将要交付的投资组合的规模,将会有一个不可持续的假设的风险。
在推动前进或停止前进之前,批判性地评估你的情况,问问自己:我们准备好成长了吗?我们准备好了吗?我们的系统和流程中是否存在现有的弱点?在我们开始这个新项目工作之前,我们能解决这些问题吗?
在回答这些问题并决定是否暂停一个项目的进展,还是复制已经成功的方法时,采用一种基于证据的方法来做决策可以产生很大的不同。它可以帮助你应对不确定性,巩固成功。它提供了保证。
独立的全球分析显示,30%至60%的项目失败的原因是超过25%的成本和/或进度超支。然而,这是可以避免的。通过采用一种结构化、基于风险、适应性强的方法,评估项目的各个方面,从COVID-19等外部因素到治理和人员等内部问题,董事会和高管可以确保其资本项目取得成功。
然而,在整个行业中,越来越多的项目经理无法与其他驱动因素一起正确评估风险。因此,那些实现的成功结合了专业的项目管理专业知识和资本项目保证专业知识,以识别、沟通和减轻计划和项目风险,减少膨胀的成本和维护资产价值.他们采用可伸缩的方法与项目风险相关,突出规划和项目过程、系统、能力和风险管理方面的差距,并提供实用的建议和实施支持。
这种方法成功的基础是专业知识的多样性,而项目管理是这种组合的一个关键部分。在法律、项目管理、采购、风险、财务、利益相关者管理治理可以更好地查明潜在的、当前的和未来问题的根源,并提供健壮的解决方案。
思想的多样性产生了不同专业知识和个性的交叉授粉,最终可以为更广泛的问题提供更广泛的解决方案。现在,这比以往任何时候都更有助于制定决策,并提供了一个清晰的理解,即如何跟踪一个项目,什么可能影响它,什么实际影响它,以及如何让它回到正轨……或从一开始就获得成功。
最近大多数项目管理思想的发展都是围绕着时间、成本和质量作为成功的定义。这现在是项目管理中被接受和期待的一部分,除此之外的一切都是使项目成功的因素。
时间、成本和质量是成功的基础,其背后的部分驱动力是越来越普遍的更智能的项目管理工具和系统。
虽然许多人一直在投资从手工到自动化过程的技术进步,但在这个每个人都急于开始的新环境中,有一种风险是投资被停止,转而支持“蛮力”选项,倒退到旧的工作方式,并最小化可以实现的长期目标。
当前大量的就绪项目为投资数字化工作方式提供了机会,并利用刺激资金不仅向经济中注入建设资金,而且在技术领域实现飞跃,并创造一种响应能力,使项目管理专业人员能够快速和灵活地应对未来的挑战和干扰。
对终点线的追逐和通常采用的对过程/程序类型的项目管理的关注的结合,会对处于这些项目中心的人产生负面影响。
在COVID-19这个快节奏、不断变化的环境中,人们担心工作安全,并面临着巨大的压力,要求团队以“紧急情况”为幌子,以比以往任何时候都更快的速度交付工作。这些行为有可能带来次优结果,并被视为项目管理部门增加就业的一种权衡。
正如本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin)所言:“那些愿意放弃基本自由、换取一点暂时安全的人,既不配获得自由,也不配获得安全。”在我们当前的环境下,接受这些行为不可避免地会导致糟糕的项目文化、糟糕的决策,并最终导致项目结果的失败。
我们目前的情况提供了一个重要的机会,有意地逐步发展以人为中心的管理文化,摆脱过程/程序项目管理和指导/控制的领导风格。通过塑造项目的人文环境,我们将为管理这些项目的核心人员和最终受益者我们的社区取得更好的成果。
项目是为了实现战略目标而设计的,然而,在组织的最高层往往没有声音来确保项目的执行实际上是在交付这些战略结果的轨道上。
在项目经理在战略层面有更多投入的情况下,就会做出改进并取得更好的结果,这就突出了项目经理在高层拥有发言权的重要性。在这个层次上拥有平等的发言权是为项目和专业的未来实现最佳可能结果的解决方案的重要组成部分。
通过将项目经理提升到高级,战略级别确保了对这些项目的决策是由更广泛的专业知识和思维驱动的。通过从实干者转变为顾问,并确保项目经理在所有级别都得到倾听和支持,将看到项目成为交付战略变化和战略结果的容器。
在许多行业寻求在高管席上发出声音的情况下,平衡组织结构与让正确的人解决问题之间的关系,是一项挑战。然而,这是一个需要考虑的关键因素,项目管理专业必须在这个成败攸关的时刻支持自己。
除了上面概述的关键领域之外,对于项目管理专业为了专注于支持最佳实践交付,我们还必须从过去的恢复项目中学习。历史上的这些时刻并不经常出现——这是一代人应对一代人只有一次的流行病——因此,正确处理这一问题并从过去几十年的经济刺激计划中吸取经验教训就变得更加关键。
回顾澳大利亚应对全球金融危机刺激方案的核心内容——建立教育革命——我们学到了什么?我们是否改善了我们的行业,我们的组织?我们是否改变了我们的职业?
162亿美元的“建设教育革命”项目旨在通过提供学校基础设施来支持就业和经济复苏。节目播完了50000个工作岗位受保护的24000个基础设施项目,资助了全澳大利亚9500所中小学。
交付的速度是前所未有的,在项目宣布的两年半内,超过90%的项目完成了,但也不是没有很多宣传的减速带。
的建设教育革命实施工作组报告2011年7月发布的报告提供了一些有关澳大利亚建筑和项目管理行业和管理能力的相关见解基础设施项目这类。
报告特别指出,项目管理是一个问题领域,在资格和结构方面缺乏国家一级的协调。它强调了在工作表现和质量控制问题上的不一致的贸易技巧和现场项目管理。
然而,当有效的项目管理到位时,这些问题就不存在了,从而产生了许多优质的建筑:
“建设教育革命项目因微不足道的工业破坏而引人注目,我们已经观察到BER简化规划审批程序的好处。然而,我们发现在工程质量、项目管理、公共工程能力和私人认证方面都存在不足。”[1]
“…在项目管理培训越来越普遍的趋势下,建筑行业正在雇用许多缺乏建筑经验的项目经理。工作组认为,缺乏技术知识已经影响了他们充分和可靠地管理风险和采购整个项目的能力。”[2]
“建议10:在实施BER P21期间,专责小组观察了广泛的项目管理和建筑合约。在未来的合同安排方面建立一致性,将提高风险的清晰度和定价,并带来更好的资金价值。”[3]
该报告呼吁各国政府加强项目管理能力,提高公共部门的技能。它还指出,需要对市场的资格问题采取一致的办法。
多年来,AIPM及其成员一直采用这种一致的认证和资格认证方法,包括一套标准的能力和评估,可以达到《建设教育革命》报告要求的保证水平。
他说:“虽然需要把钱花在刺激经济的项目上,但同时我们要确保钱花得有效率。我敦促各国政府呼吁有资质和经验的专业项目经理,确保提前实施的项目达到预期目标。”
- - - - - -伊丽莎白·弗利首席执行官,AIPM。
邝其志说:“要加强工程项目的管理能力,最直接的方法就是在招标过程中规定工程项目必须经过注册和合格,就像我们对工程师所做的那样。”这是一个可以快速实现的变化,并且将产生重大的积极影响,专业的、有经验的项目经理管理复杂性,并为政府、社区和整个国家带来卓越的结果。”
- - - - - -内森•阿格纽,前管理校长,项目顾问,Aurecon。
从过去的经济刺激项目中吸取的经验教训,可以帮助我们在本轮经济刺激和基础设施建设投资中运用不同的方法。
如果我们不接受这个机会去学习从过去的经验来看,正确把握基本原则,全面评估项目,以人为本,并将我们的专业提升到更有战略意义的水平,这对公共和私营部门都不可避免地会有负面影响。
当项目的建立不是为了成功,或者采购过程的重要性低于对资质良好的项目经理的需求时,就会产生一系列的影响——声誉受损、失去政府的选票、对人民和经济的影响。此外,被称为“粉色蝙蝠”(Pink Batts)的家庭隔热项目也对健康和安全造成了重大影响。调查该项目的皇家委员会发现,有四人死亡,许多人遭受三度烧伤,超过90起房屋火灾与该项目有关。不正确处理这一问题的影响是严重而深远的。
但是,当我们把这一点做对了,当我们以正确的方式——负责任的治理,确保一个组织的系统和方法与运营、风险和内部能力相一致——交付这些项目时,我们就可以为澳大利亚带来最好的结果。
这是一个意义深远的历史时刻,我们所做的决定将影响我们后代的生活方式。所交付的项目将塑造我们的经济未来,并被铭记为交付这些项目的专业人士的形成期。
如果我们利用这一历史时刻,积极进取,拥抱我们的新角色,不仅是推动过程和程序,而且是塑造和发展人文方面和战略方面,我们就可以塑造我们作为一个职业的命运。
这份思考论文是Aurecon的见解和专业知识的一部分,它探讨了如何在COVID-19的颠覆中领导和超越。在这里探索我们的见解。
拉克兰韦特他曾是奥瑞康项目顾问团队的项目领导专业人员,拥有超过15年的经验。
这篇文章是与澳大利亚项目管理学会.
参考文献
[1]建立教育革命实施工作组:最终报告2011年7月,13页。
[2]建立教育革命实施工作组:最终报告2011年7月,61页。
[3]建立教育革命实施工作组:最终报告2011年7月,76页。
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